For at søknad skal bli behandlet, må følgende legges ved på skjemaets siste side:

• Godkjent årsmelding for foregående år. Må si noe om møtevirksomhet og kurs, og alminnelig aktivitet.
• Godkjent regnskap for foregående år. Må inneholde revidert årsregnskap inkl utgifter til drift, kapitalregnskap og spesifisert regnskap over inntekter og utgifter på lagshus/anlegg
• Godkjent plan for neste år. Må inneholde møter, og annen virksomhet
• Godkjent budsjett for neste år
• Utskrift av årsmøteprotokoll

Etter søknadsfristen legger administrasjonen frem et samlet forslag til fordeling av kulturmidler til politisk behandling i Bardu kommunes utvalg for omsorg og oppvekst.