Informasjon om behandling av personopplysninger

For å kunne benytte KF sin elektroniske skjemaløsning, må du samtykke til at det blir behandlet personopplysninger om deg. I det følgende vil vi beskrive hvordan opplysningene blir behandlet, og informere om hvilke rettigheter du har i den forbindelse.

Det er frivillig å benytte KF sin elektroniske skjemaløsning. Du kan i stedet sende papirbaserte henvendelser til Malvik kommune. Kontakt i så fall kommunen direkte, for eventuelle papirbaserte skjema og annen informasjon.

Ansvarsforhold

Det er Malvik kommune som skal motta skjemaet, som også skal sørge for at personopplysningene dine blir behandlet i tråd med personopplysningsloven. Kommunen er å anse som behandlingsansvarlig.

Dette gjelder også når skjemaet sendes elektronisk, via KF sin elektroniske løsning. KF behandler personopplysningene på vegne av Malvik kommune, i tråd med en skriftlig avtale som disse har inngått. KF er å anse som kommunens databehandler

Hvilke personopplysninger behandler vi, og hvorfor?

Når du starter en ny prosess kan KF automatisk fylle inn enkelte nøkkelopplysninger om deg, som ligger lagret fra eventuelle tidligere innsendte skjemaer.

KF etterspør og behandler bare personopplysninger som er nødvendige for at Malvik kommune skal kunne følge opp din henvendelse. Det er kommunen som har bestemt hvilke opplysninger som er relevante og nødvendige i den forbindelse.

KF behandler bare personopplysninger som du oppgir, når du fyller ut skjemaet. Kommunen vil selv hente inn ytterligere opplysninger direkte fra deg eller fra andre kilder, når det er nødvendig for å følge opp henvendelsen din. Slik innsamling vil bli gjennomført i tråd med personopplysningslovens vilkår.

Hva gjør vi med personopplysningene dine?

Når du har fylt ut skjemaet, kan du trykke "Send". Da blir skjemaet umiddelbart overført til Malvik kommune. Kommunen vil på vanlig måte ta skjemaet inn i egne informasjonssystemer og arkiver. En sikkerhetskopi av skjemaet blir allikevel liggende på KF sine servere, i 72 timer etter at skjemaet er sendt.

Dersom du ønsker å ferdigstille eller sende skjemaet på et senere tidspunkt, kan du trykke "Lagre". Da blir skjemaet liggende på KF sine servere i 14 dager. Deretter blir skjemaet slettet, hvis du allikevel ikke har gjenopptatt søknadsprosessen.

Dersom du forlater siden vår, uten å trykke "Send" eller "Lagre", blir skjemaet slettet umiddelbart.

Informasjonssikkerhet

Vi behandler personopplysningene dine i tråd med personopplysningslovens krav til informasjonssikkerhet, for blant annet å unngå at opplysningene kommer på avveie eller blir kjent for utenforstående. Det innebærer også at opplysningene sendes fra deg til KF, og videre til Malvik kommune, på krypterte linjer.

Dine rettigheter

Du kan både se og redigere eller slette opplysningene i skjemaet ditt, frem til du trykker "Send".

Når kommunen har mottatt skjemaet, har du på vanlig måte rettigheter etter både personopplysningsloven og forvaltningsloven. Det innebærer blant annet at du på visse vilkår har rett til innsyn i dine egne personopplysninger, og rett til å endre eller slette disse hos kommunen. Ta kontakt med Malvik kommune for ytterligere informasjon, dersom du vil gjøre dine rettigheter gjeldende eller av ulike grunner ønsker å trekke tilbake skjemaet.

Du kan til enhver tid be om innsyn i eventuelle nøkkelopplysninger vi har om deg. Dersom du logger på via ID-porten, vil du få opp en liste over alle innsendte skjemaer med referansenummer, skjemanavn, kommunenavn og innsendingstidspunkt.