Utlevering av personaldokumentasjon er regulert gjennom personopplysningsloven § 18, forvaltningsloven §§ 17 - 21 samt Trondheim kommunes interne retningslinjer.

Ansatte, eller part som representerer den ansatte, kan kreve å få innsyn i egen personalmappe. Tredjepartsopplysninger blir fjernet før mappen utleveres.

Enhet kan, ved tjenstlig behov, kreve innsyn i personaldokumentasjon på egne ansatte.